À la recherche de l'étiquette de dos de reliure parfaite

The Quest for the Perfect Spine Label The Quest for the Perfect Spine Label

Réimprimé avec l'autorisation de l'auteur

Cheryl D. Walters
Université d'État de l'Utah

Pendant des années, le département catalogage de l'Université d'État de l'Utah a recherché un système d'étiquetage de dos de reliure efficace. Alors que les bibliothèques de l'Université d'État de l'Utah avait des produits dont la version bêta avait été testée (client léger Sun Rays et Eres, un programme de réserve électronique, par exemple) et avait intégré la toute dernière technologie de serveur ainsi que des scanneurs numériques de pointe, en l'an 2000 nous n'avions toujours pas trouvé une technologie fiable pour la production d'étiquettes de dos de reliure de grande qualité, lisibles et durables qui adhéraient correctement à nos livres.

Et ce n'est pas faute d'avoir essayé. Au fur et à mesure que la technologie d'impression évoluait, notre utilisation de celle-ci dans nos bibliothèques progressait également : des étiquettes écrites à la main avec un stylo, à l'utilisation de machines à écrire manuelles puis électriques, à des étiquettes SELIN thermocollées, à des étiquettes imprimées en matrice de points directement à partir d'écrans d'étiquettes Passport OCLC et puis via OCLC CatME et le programme OCLC Label, puis finalement aux étiquettes imprimées au laser à partir de fichiers d'étiquettes WordPerfect. Aucune d'entre elles ne répondait à nos attentes. Nous avons continué de chercher quelque chose de mieux. Nous avons contacté des collègues, rendu visite à d'autres bibliothèques et lu des articles spécialisés, mais nous ne parvenions pas à trouver une étiquette et un système d'étiquetage qui répondaient à tous nos besoins.

Finalement, en discutant un jour avec un représentant de Computype, Inc. à propos de certains de leurs produits, y compris des étiquettes intelligentes identifiables par radiofréquence sophistiquées et des systèmes de retour de livre automatiques, j'ai dit : « Mais, ce nous dont nous avons vraiment besoin, ce sont d'étiquettes de dos de reliure lisibles qui collent vraiment sur nos livres. » Puis j'ai décrit le système d'étiquetage idéal tel que je l'imaginais : la possibilité d'imprimer à partir de n'importe quel poste de travail ; faible maintenance ; obtention de l'impression sombre et nette d'une imprimante laser mais sans le rouleau de 56 étiquettes peu pratique et peu économique ainsi que le texte qui bave. La police permettrait de distinguer clairement tous les chiffres et lettres ; son échelle pourrait être modifiée afin que le texte remplisse l'étiquette, en la diminuant ou en l'augmentant automatiquement en fonction de la longueur ou de la largeur de la cote de placement. Les étiquettes seraient imprimées directement à partir de l'enregistrement de l'article dans notre catalogue en ligne pour éviter toute possibilité d'erreur humaine, en garantissant que l'étiquette sur le livre corresponde toujours à la cote de placement, etc. dans le catalogue en ligne. L'imprimante traduirait nos différents codes d'emplacement et de collection en des intitulés d'étiquette compréhensibles. Et, bien sûr, tout ceci serait abordable et assurerait une adhérence à la majorité des surfaces de livre.

Un nouveau type de technologie d'impression
Pendant que nous parlions, le vendeur a mentionné une technologie d'impression appelée « impression transfert thermique » et un petit équipement électronique, le LabelMorphor, qui pouvait être programmé pour associer une imprimante transfert thermique à notre catalogue en ligne afin de créer le format, la police et la taille d'étiquette voulus. L'impression transfert thermique, nous a-t-il expliqué, est un processus qui utilise un ruban enduit de résine et une tête d'impression avec des petits points appelés pixels qui se chauffent et transfèrent le ruban sur un matériau d'étiquette, comme du polyester, du papier, etc. Le résultat est une adhérence très durable qui ne bave pas et résiste à l'abrasion. Cette technologie semblait très prometteuse. Pouvions-nous l'utiliser pour créer un système d'étiquetage efficace dans notre bibliothèque ? Nous avons décidé de chercher à en savoir plus.

Après avoir travaillé avec Computype sur ses spécifications, nous avons développé un système d'impression que nous avons mis en place en mars 2001. Depuis, nous avons imprimé plus de 75 000 étiquettes claires, à contraste élevé et facilement lisibles en utilisant la police de notre choix (Century Schoolbook). Nous n'avons connu aucun problème de programmation ou de maintenance avec l'imprimante et nous avons rarement eu besoin d'utiliser une protection d'étiquette pour garantir un maintien ferme. Les étiquettes nettes, faciles à lire, précises et jolies ont bien adhéré à la plupart des surfaces de livre. Ce nouveau système d'impression était si remarquable qu'il a même gagné les faveurs de notre fan des étiquettes SELIN qui prônait auparavant un retour à la cuisson des étiquettes sur une plaque chauffante.

Première étape
Notre première étape a été d'envoyer au programmeur de la société des exemples de flux de données provenant de l'écran d'étiquettes de notre catalogue en ligne. Un flux de données est simplement le message électronique envoyé par le catalogue en ligne à l'imprimante pour lui indiquer le format de l'étiquette et quelles données doivent être imprimées. Pour générer et envoyer ces flux à la société, nous avons sélectionné un enregistrement d'élément dans le catalogue, créé un format d'étiquette en utilisant les commandes habituelles de la base de données, puis, au lieu de choisir à quelle imprimante les données doivent être envoyées, nous avons choisi « Générique, texte uniquement » et sauvegardé les données sous forme de fichier pouvant être lu avec le Bloc-notes. Nous les avons ensuite envoyés au programmeur en pièces jointes d'un e-mail. Le programmeur a déterminé que les flux de données étaient compatibles avec (c'est-à-dire lisibles par) l'imprimante que nous pensions utiliser. C'était parti, nous pensions. Et c'est alors que nous avons rencontré notre premier problème.

Obstacle n° 1 : la police
L'imprimante proposée (1 545 $) n'offrait que quatre polices et aucune ne nous plaisait. Aucune n'avait d'empattement, les espacements n'étaient pas agréables à l'œil et certains caractères similaires n'étaient pas suffisamment différenciés. Nous avons insisté sur la clarté et la capacité de distinguer un caractère d'un autre parce que nous craignions que les usagers et les employés qui rangent les livres ne confondent les cotes de placement. Nous avons choisi d'opter pour une imprimante plus chère qui proposait une police acceptable. Computype, Inc. a trouvé une imprimante (Zebra 105SE) qui était compatible avec la police Century Schoolbook pour environ 4 000 $. Il existe maintenant un modèle moins cher proposé par Zebra qui offre la même fonctionnalité : la Z4M. Même si la taille de la police ne s'ajustait pas automatiquement en fonction de la largeur de chaque ligne, nous avons fait un compromis en acceptant une échelle qui pouvait adopter une taille parmi deux en fonction du nombre de caractères dans une ligne donnée.

Conception d'un format d'étiquette
Après avoir sélectionné une imprimante et une police, nous avons établi un ensemble de règles en matière d'étiquette de dos de reliure sur lesquelles le programmeur de Computype pourrait travailler. Nous lui avons fourni les codes d'emplacement de notre catalogue en ligne afin que le programme puisse les traduire en intitulés lisibles. Par exemple, le code d'emplacement « me » génère le texte « MERRIL » en haut de l'étiquette pour signaler que la bibliothèque Merrill contient l'article concerné. Dans nos paramètres de catalogue en ligne, nous avons créé des intitulés d'étiquette pour chaque code de collection, afin que les livres codés « mref » par exemple génèrent le texte « Référence » dans la deuxième ligne de l'étiquette de dos de reliure.

Au départ, nous utilisions deux formats d'étiquettes différents dans notre catalogue en ligne afin de générer les deux formats d'étiquette différents que nous souhaitions : un pour l'étiquette de dos de reliure avec juste l'emplacement, la collection, la cote de placement et le numéro de volume et un pour une étiquette « intérieure » qui contenait le titre, l'auteur et le code-barres en supplément de toutes les informations de l'étiquette de dos de reliure. Nous avions décidé de créer une étiquette « intérieure » pour aider à associer l'étiquette de dos de reliure avec le livre correspondant. En raison de commandes de présentation de ligne irrégulières et de retours à la ligne forcés dans le flux de données, le programme Label Morphor développé par Computype n'arrivait pas toujours à discerner le début et la fin des lignes. Après de nombreuses expérimentations, nous avons choisi le format « grande étiquette » contenant tous les éléments voulus, mais d'une façon permettant à Label Morphor de les lire facilement. Nous avons ensuite utilisé le programme Label Morphor pour déplacer les éléments vers l'endroit où nous voulions les placer sur les étiquettes. Le format d'étiquette simple affiché sur l'écran du catalogue en ligne a généré deux étiquettes différentes en utilisant les différentes informations fournies par ce format de « grande étiquette » (voir Figure 1)

Développement des spécifications
Une fois que nous avons sélectionné le format d'étiquette, nous avons rédigé les spécifications du programme qui définissent exactement où les éléments de données se trouvent dans le flux de données et comment ils doivent être interprétés et imprimés dans les deux formats d'étiquette. L'étiquette de dos de reliure devait être imprimée verticalement (c'est-à-dire en format portrait) tandis que l'étiquette « intérieure » devait être imprimée horizontalement (c'est-à-dire en format paysage) en utilisant une taille de police bien plus petite. L'imprimante a reçu pour instructions d'interpréter un point (.) dans l'élément collection comme un signe qu'elle ne doit rien inscrire sur l'emplacement du nom de collection dans l'étiquette. Si certaines lignes étaient vides dans le flux de données, l'imprimante comprenait qu'elle ne devait imprimer qu'une étiquette de dos de reliure et non pas l'étiquette « intérieure » plus complète (voir Figure 3). Nous avons utilisé des virgules dans la ligne de numéro de volume pour générer des sauts de ligne dans l'étiquette de dos de reliure afin que chaque niveau du numéro de volume soit imprimé sur une ligne séparée.

Afin de maximiser la taille de la police, nous avons demandé à l'imprimante d'utiliser une taille de police par défaut assez grande mais que, si une ligne dans la cote de placement dépassait les 6 caractères, elle devait automatiquement réduire la police pour l'ensemble de la cote de placement. Nous avons pris en compte un enveloppement en ligne pour les lignes d'auteur et de titre très longues. De manière inattendue, nous avons découvert que nous pouvions imprimer un code-barres lisible sur l'étiquette plutôt que d'imprimer uniquement le numéro de code-barres. Nous avons décidé de placer ces étiquettes initialement « intérieures » à l'extérieur de la quatrième de couverture afin que les livres puissent être facilement scannés pendant l'inventaire.

Rouleaux d'étiquette
Auparavant, nous utilisions des rouleaux d'étiquettes standard achetés auprès des fournisseurs habituels des bibliothèques. Chaque rouleau d'étiquettes comprenait une longue étiquette étroite pour le dos de reliure et une étiquette plus large mais plus courte que nous apposions à l'intérieur du livre pour présenter son auteur, son titre et sa cote de placement. En fonction de la situation, nous avions parfois besoin uniquement de l'une ou de l'autre de ces étiquettes plutôt que de l'ensemble des deux, ce qui laissait des étiquettes inutilisées. Pour éviter ce gaspillage, nous avons conçu nos nouveaux formats d'étiquette afin qu'ils rentrent sur des étiquettes de la même taille, 2,54 x 3,81 cm (1 po x 1,5 po), et nous avons écrit les spécifications de manière à ce que nous puissions contrôler si une ou deux étiquettes devaient être imprimées. Cela nous a permis d'utiliser des rouleaux d'étiquettes continues, toutes de la même taille, sans qu'aucune ne soit inutilisée. Nous avons dû commander ces étiquettes de façon personnalisée parce que la taille n'était pas standard ; nous avons également spécifié quel type d'adhésif nous voulions. Le coût ponctuel de la création de ces étiquettes personnalisées était de 588 $. Par la suite, nous n'avons payé que pour les étiquettes en elles-mêmes.

Test des spécifications
Après avoir testé le programme de manière interne, Computype nous a envoyé l'imprimante, le Label Morphor programmé et les étiquettes. Nous l'avons testé pendant un mois environ et demandé deux changements de programmation qui ont été effectués en nous envoyant simplement par courrier de nouvelles puces EPROM que nous avons installées nous-mêmes sans problèmes. Au début, le vrombissement émis par l'imprimante nous interpellait, mais nous avons rapidement découvert qu'il était utile car il nous informait que nos étiquettes avaient été imprimées, même lorsque nous étions situés de l'autre côté de la pièce. Ce vrombissement est devenu un bruit de fond non intrusif et apaisant.

Ajouter une fonction lot
Nous avons essayé de prévoir tous les besoins en étiquetage pendant l'écriture des spécifications, mais nous avons découvert que nous étions passés à côté de l'impression par lot. Lors de l'impression d'étiquettes pour de grands ensembles d'éléments, nous avions besoin d'un moyen de définir juste une étiquette puis d'imprimer de nombreuses reproductions de cette même étiquette. Dans l'idéal, nous souhaitions imprimer de multiples versions de la même étiquette tout en faisant en sorte que le programme incrémente automatiquement le numéro du volume afin que la première étiquette indique « v. 1 », la seconde étiquette « v. 2 », etc. Nous avons essayé différentes façons de créer cette fonctionnalité et avons finalement adopté quelque chose d'assez simple. Dans la ligne de numéro de volume qui contient normalement le texte sur le volume, comme « v. 1 », nous avons inscrit le mot « LOT » suivi de espace, deux-points, espace puis un numéro indiquant le nombre d'étiquettes souhaité ; si l'incrémentation du numéro de volume était nécessaire, nous indiquions le premier numéro ajouté d'un ++ (voir Figure 2). Par exemple, pour créer dix étiquettes correspondant aux volumes 1 à 10, nous utilisions l'énoncé : LOT : 10 : v.1++. Nous avons permis l'existence de multiples niveaux de numéro de volume, mais avec uniquement une incrémentation du dernier niveau. Ainsi, pour le volume 1, parties 1 à 3, l'énoncé était : LOT : 3 : v.1, p. 1++. Pour générer 100 étiquettes exactement identiques, l'énoncé indiquait simplement : LOT : 100. L'ajout de cette fonctionnalité lot a coûté 250 $ supplémentaires.

Une réussite !
Nous sommes toujours très contents de notre système d'étiquetage. Quel que soit l'endroit où on se trouve dans la bibliothèque, il est possible d'imprimer sur notre imprimante d'étiquettes en réseau. Les étiquettes sont toujours claires et foncées. Elles adhèrent tellement bien à la plupart des surfaces de livre que nous avons rarement besoin d'utiliser les protections d'étiquette, alors que nous les utilisions auparavant sur presque tous les livres. Chaque commande d'étiquettes inclut des rubans ainsi qu'une solution de nettoyage pour l'imprimante. À la différence des rubans d'imprimante à matrice de points, ces rubans ne sèchent jamais et ne noircissent pas vos doigts lorsque vous les changez. Nous n'entretenons qu'une seule imprimante et elle ne nous a jamais fait défaut. Nous avons effectué plusieurs mises à jour de notre catalogue en ligne, dont une très importante, sans nuire à notre capacité d'impression. Nous craignions que des altérations considérables dans notre logiciel de catalogue en ligne impliquent une reprogrammation du Label Morphor, mais cela n'a pas été le cas.

Coûts des étiquettes
Nos dépenses courantes en matière d'étiquettes sont en réalité moins élevées que si nous utilisions notre ancien système d'impression à matrice de points, principalement parce que nous avons quasiment éliminé toute nécessité d'utiliser des protections d'étiquette et que nous n'achetons plus de rubans d'imprimante, étant donné qu'ils sont fournis avec chaque commande d'étiquettes. Nos étiquettes, qui s'accompagnent de rubans et d'une solution de nettoyage, nous coûtent 3,6 cents pour chaque paire d'étiquettes. Lorsque nous utilisions les précédentes étiquettes, nous encourions les dépenses suivantes : 3,8 cents par paire d'étiquettes, plus 2,9 cents pour une protection d'étiquette, plus les coûts liés aux rubans, pour un total dépassant 6 cents par paire d'étiquettes.

Fort de la réussite de notre collaboration, Computype a travaillé avec le producteur de notre base de données, epixtech, pour rendre ce produit d'étiquetage disponible à tous les derniers utilisateurs d'Horizon et de Dynix. Mais que ceux qui n'utilisent pas le catalogue en ligne d'epixtech ne perdent pas espoir ; Computype a également la capacité d'intégrer son système d'étiquetage de dos de reliure aux autres catalogues en ligne de bibliothèque.