Alles, was Sie über die Etikettierung von biologischen Proben für die Kryokonservierung wissen müssen – Teil 4: Was Sie vor der Implementierung einer neuen Barcode-Strategie beachten sollten

Labware Automatisierung, Preise & Planung, Forschung & Diagnostik, Labware Beschriftung | 27 November 2019

Posted by Dave Harris

Alles, was Sie über die Etikettierung von biologischen Proben für die Kryokonservierung wissen müssen – Teil 4: Was Sie vor der Implementierung einer neuen Barcode-Strategie beachten sollten

Wir haben bereits beschrieben, was es mit Kryoetiketten und deren Kennzeichnung auf sich hat, welche Merkmale und Vorteile die verschiedenen Kennzeichnungslösungen bieten und für welche Umgebungen diese am besten geeignet sind. Jetzt ist es an der Zeit, über Ihre eigene Strategie nachzudenken.

Falls Sie einen oder mehrere Artikel aus dieser Reihe verpasst haben, können Sie sie hier nachlesen:

Alles, was Sie über Etiketten für die Kryokonservierung wissen müssen – Teil 1: Kryo-Etiketten

Alles, was Sie über Etiketten für die Kryokonservierung wissen müssen – Teil 2: Automatisierte Etikettierung von Laborgefäßen

Alles, was Sie über Etiketten für die Kryokonservierung wissen müssen – Teil 3: Vorcodierte Laborgefäße

Im Folgenden stellen wir Ihnen acht Schritte vor, die wir unseren Kunden empfehlen, um dafür zu sorgen, dass sie die richtige Etikettierlösung für ihre Kryokonservierungs-Anwendung erhalten. Wenn Sie über die Implementierung einer neuen Strategie nachdenken, können Sie sich mit diesen Schritten einen deutlichen Vorsprung verschaffen.

1. Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und Wachstumspläne

Ihre aktuellen Prozesse und Ihre künftigen Wachstumsziele und -pläne bestimmen, welche Kennzeichnungsmethode für Sie geeignet ist. Bevor Sie sich für eine Umstellung Ihrer Prozesse entscheiden, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Müssen Ihre Proben mit einem sekundären Barcode auf dem Deckel oder an der Unterseite des Gefäßes gekennzeichnet werden?
  • Wie viele Proben werden pro Tag gekennzeichnet?
  • Wie viele verschiedene Gefäßgrößen sind zu kennzeichnen?
  • Sind Sie auf den On-Demand-Druck von variablen Daten angewiesen?
  • Soll der Etikettierer in externe Automatisierungsprozesse eingebunden werden?
  • Werden Ihre Proben Kryokonservierung, aggressiven Chemikalien, Hitze oder abrasiven Robotergreifern ausgesetzt?

Wenn Sie weniger als 15 Proben pro Tag verarbeiten und jedes Mal ein anderes Gefäß mit neuen Daten kennzeichnen, die auch nicht in nachgeschaltete Automatisierungsschritte einfließen, ist ein manuelles Etikettierverfahren wahrscheinlich weiterhin sinnvoll. Inzwischen gibt es jedoch ein großes Angebot an Automatisierungstechnik und Outsourcing-Programmen für vorcodierten Laborbedarf, das die Anforderungen von nahezu jedem Betrieb, unabhängig von seiner Größe und dem jeweiligen Durchsatzvolumen, erfüllt.

Wenn Sie den nötigen Platz zur Verfügung haben, auf variable Daten angewiesen sind und eine nachgeschaltete Automatisierungstechnik verwenden, sollten Sie auf ein automatisiertes System setzen.

Wenn Sie keinen Platz haben oder einfach nur Barcodes ohne variable oder zeitkritische Daten benötigen und die Etikettierung nicht selbst durchführen wollen, dann sollten Sie sich über unser Programm für vorcodierten Laborbedarf informieren.

2. Definieren Sie Ihre Erwartungen

Nachdem Sie Ihre Prozesse und Ihren Bedarf unter die Lupe genommen haben, sollten Sie Ihre Erwartungen definieren, um festzustellen, welche Merkmale die künftige Lösung aufweisen sollte.

Erstellen Sie eine Liste mit allen Funktionen, die Sie sich wünschen. Stellen Sie fest, welche Funktionen unabdingbar sind und welche zwar wünschenswert jedoch verzichtbar wären. Diese Liste wird Ihnen den Einkauf erleichtern, da Sie Ihre Prioritäten klar vor Augen haben und sicherstellen, dass Ihr Bedarf auch wirklich erfüllt wird.

3. Schaffen Sie Platz

Die Abmessungen der Automatisierungstechnik für die Kennzeichnung von Laborgefäßen können stark variieren: Sie können vom kompakten Desktop-Gerät bis hin zur Maschine von der Größe eines Tisches reichen.

Neben der Platzfrage sollten Sie außerdem darüber nachdenken, ob Sie mehrere Etikettierer benötigen und ob diese in nachgeschaltete Automatisierungsschritte integriert werden sollen. Je nachdem, wie viele Etikettierer Ihre Anwendung erfordert und ob Sie Ihre Prozesse weiter automatisieren wollen, kann die Automatisierungstechnik entweder nur einen einzelnen Arbeitsplatz oder einen ganzen Raum beanspruchen.

Wenn Sie keinen freien Tisch zur Verfügung haben und ein manuelles Etikettierverfahren keine Option darstellt, sollten Sie darüber nachdenken, Ihre Laborutensilien vorcodiert zu bestellen.

Vorgekennzeichneter Laborbedarf kann zusätzlichen Platz schaffen, da Ihre bisherige Lagerfläche für Etiketten und Laborutensilien in ein Lager für die vorgekennzeichneten Laborutensilien umfunktioniert werden kann. Ganze Räume, die derzeit nur für die Etikettierung genutzt werden, können fortan für gewinnbringendere Tätigkeiten eingesetzt werden.

4. Personalumschichtung

Automatisierte Systems und vorgekennzeichneter Laborbedarf machen Ihre Kennzeichnungsstrategie effizienter, sodass weniger Mitarbeiter und Zeit auf die Etikettierung entfallen. Denken Sie darüber nach, welche anderen Bereiche in Ihrem Labor von einer Effizienzsteigerung profitieren könnten, die derzeit nicht so leicht automatisiert oder ausgelagert werden können. Möglicherweise können Sie Ihre Mitarbeiter künftig dort einsetzen.

Diese Personalumschichtung kann dazu führen, dass sich die Investition schneller auszahlt, indem die Effizienz in mehr als nur einem Bereich gesteigert wird.

5. Budgetierung

Nun, da Sie sich für ein Kennzeichnungsverfahren entschieden, Ihr Personal umverteilt und eine Vorstellung davon haben, welche Funktionen Sie benötigen, sollten Sie mit der Budgetierung beginnen.

Versuchen Sie, Ihr Budget möglichst flexibel zu halten, da sich die Preise abhängig von Ihrem Bedarf und möglichen kundenspezifischen Anpassungen im Gespräch mit potentiellen Lieferanten noch ändern können.

Der erste Schritt bei der Budgetierung besteht darin festzustellen, was Sie bereits jetzt ausgeben.

  • Wieviel bezahlen Sie jeden Monat für Verbrauchsstoffe? Dies beinhaltet Etiketten, Tinte, Farbbänder usw.
  • Wie viele Mitarbeiter sind mit der Etikettierung befasst?
  • Wie viele Stunden verbringen sie jede Woche mit der Etikettierung?
  • Wie hoch ist der Stundenlohn für die Etikettierung?
  • Wie hoch sind die Kosten für Etikettierfehler oder für damit einhergehende Probenverluste?

Rechnen Sie anschließend aus, wie viel Sie jeden Monat für die Etikettierung ausgeben. Verwenden Sie diesen Betrag als Referenz für den ROI, wenn Sie sich nach einer neuen Lösung umsehen.

Die Berechnung des ROI besteht nicht nur darin, den Preis der Automatisierungstechnik mit Ihren derzeitigen monatlichen Etikettierausgaben zu vergleichen und festzustellen, wie viele Monate es dauert, bis sich der Kaufpreis amortisiert hat. Denn neben dem Anschaffungspreis sind noch weitere Kosten zu berücksichtigen:

  • Kosten für Verbrauchsstoffe
  • Wartungskosten
  • Arbeitsaufwand
  • Platzbedarf
  • Kosten für Fehler bzw. Ausschuss
  • Verwaltungs- und Beschaffungskosten

6. Recherche

Sehen Sie sich verschiedene Optionen an und erstellen Sie eine Liste mit denjenigen, die Ihren Bedarf am ehesten erfüllen. Vergleichen Sie die verschiedenen Modelle und Servicepläne mit Ihrer Wunschstrategie und versuchen Sie die Auswahl auf ein oder zwei Geräte zu beschränken, die Ihren Erwartungen am nächsten kommen. In Teil 2 dieser Reihe finden Sie eine Liste mit Anbietern von Laborgefäß-Etikettierern und in Teil 3 eine Liste mit Anbietern von vorgekennzeichnetem Laborbedarf.

7. Holen Sie ein Angebot ein

Nun da Sie eine engere Auswahl vor Augen haben, holen Sie ein Angebot für Ihre Favoriten ein. Wenn Sie Änderungen oder zusätzliche Funktionen benötigen oder Fragen haben, ist dies der richtige Zeitpunkt dafür!

Möglicherweise will Ihr Lieferant eine Standortanalyse durchführen, um Ihre Prozesse aus erster Hand zu sichten. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Sie die beste Lösung für Ihren Betrieb erhalten.

Vielleicht wird Ihnen auch empfohlen, von Ihrem ursprünglichen Plan abzuweichen. Dies ist jedoch kein Grund zur Beunruhigung. Sofern Sie mit einem vertrauenswürdigen und erfahrenen Lieferanten zusammenarbeiten, können Sie sicher sein, dass er weiß, welche Herausforderungen sein Produkt oder seine Dienstleistung bewältigen kann und welche nicht.

Wenn Sie mit den Vorschlägen nicht einverstanden sind, können Sie jederzeit einen Schritt zurückgehen und weitersuchen.

8. Planung

In dieser Phase ist die Suche abgeschlossen und Sie haben Ihre Entscheidung getroffen. Nun ist es an der Zeit, einen Implementierungsplan zu erstellen. Ihr Lieferant unterstützt Sie bei der Implementierung Ihres Systems. Dennoch sollten Sie bei der Planung noch einige weitere Faktoren berücksichtigen.

In dieser Phase sollten Sie sicherstellen, dass Sie wissen, für welche Tätigkeiten Sie Ihr Etikettierpersonal künftig einsetzen wollen. Erstellen Sie einen Schulungsplan, damit sich Ihre Mitarbeiter mit den neuen Geräten und/oder Funktionen vertraut machen können.

 

Wir hoffen, dass Ihnen diese acht Schritte dabei helfen werden, die ideale Kennzeichnungsstrategie für Ihr Labor zu finden Wenn Sie mehr über das Angebot von Computype erfahren wollen, können Sie sich mit Ihren Fragen jederzeit an uns wenden, egal in welcher Phase der Entscheidungsfindung Sie sich befinden.

Diese Artikelreihe soll alles abdecken, was Sie über Kryoetiketten wissen müssen. Wir hoffen, alle Ihre Fragen beantwortet zu haben. Wenn Sie jedoch noch mehr wissen wollen, hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar.

Wenn Sie Fragen zu den von Computype angebotenen automatischen Etikettiersystemen für Laborgefäße oder zu unseren Outsourcing-Programmen haben, rufen Sie uns an!

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Dave Harris

Mit Sitz in Chicago, IL, ist seit über 23 Jahren bei Computype in verschiedenen Vertriebs- und Führungspositionen tätig.Als unser Vize-Präsident für Strategische Kunden arbeitet Dave mit Kunden auf der ganzen Welt zusammen, um sicherzustellen, dass konkrete und beständige geschäftliche Vorteile realisiert werden. Mit dem Fokus auf Kosteneinsparungen, betriebliche Effizienz und Prozessoptimierung besteht Daves Aufgabe darin, Kunden dabei zu helfen, den größtmöglichen Nutzen aus ihrer Investition in die automatisierte Identifikation zu erzielen. In seiner Freizeit spielt Dave gerne Golf, schaut Filme und verbringt Zeit mit seinem Hund Yukon im Grünen.