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¿Puede la externalización del etiquetado de muestras mejorar eficiencias y costos en el laboratorio?

Planificación de procesos, Investigación y Diagnóstico | 6 marzo 2017

Posted by David Richmond

Cómo la externalización del etiquetado de muestras mejora la eficiencia y los costos de laboratorio

4 Razones por las que el etiquetado manual podría estar retrasando sus procesos

El equipo de expertos de Computype en el área del etiquetado para el sector de la salud trabaja con laboratorios en todo el mundo, de los cuales, generalmente se espera que hagan más investigaciones en un plazo más corto de tiempo y frecuentemente sin los recursos ni el presupuesto necesario.  Un reto común en el campo del descubrimiento y diagnostico es que los investigadores no siempre tienen las herramientas ni el tiempo necesarios para realizar tareas administrativas aparentemente tácticas como el etiquetado de contenedores con la precisión necesaria.Los investigadores generalmente están demasiado ocupados con otros trabajos para etiquetar muestras manualmente, pero invertir en la automatización de etiquetas no siempre está dentro del presupuesto o el alcance. Esto plantea la pregunta, '¿cómo reducimos los costos de laboratorio y mejoramos las eficiencias sin agregar más personal o gastos de capital?'

Lo que muchos laboratorios no saben es que hay programas de externalización disponibles para el etiquetado de instrumentos de laboratorio. Al asociarse con el proveedor de soluciones de etiquetas adecuado, sus instalaciones podrán lograr un etiquetado de alto rendimiento, además de consistencia y mejor manejo de costos. En este artículo, describiremos las 4 formas en que la adopción de una estrategia de externalización del etiquetado puede ayudar a su laboratorio a reducir costos y mejorar la eficiencia.

1. Personal Calificado 

Desde nuevos y pequeños laboratorios hasta operaciones de diagnóstico globales, no es raro que el personal científico capacitado también sea responsable de las actividades nominales, como el etiquetado o el tarado de  contenedores. Aunque estas tareas son fundamentales para mantener la precisión y la cadena de custodia adecuada, le quitan tiempo a los objetivos centrales de investigación de su equipo.

El costo de oportunidad de emplear a un científico con un nivel de doctorado para que dedique aun tan solo 1 hora a la semana a las tareas de etiquetado es monumental cuando lo extiende a lo largo de un mes, un año o incluso 5 años. Dependiendo de su proceso, es indiscutible que la actividad que rodea el etiquetado o el pesaje de tara tiene que ocurrir, por lo tanto, la pregunta es: '¿Hay una mejor y más eficiente forma de lograr esto?'   

Externalizar las actividades asociadas con el etiquetado de contenedores le permite al personal científico enfocar su tiempo en un trabajo especializado más productivo para el cual están calificados. Considere las investigaciones adicionales y un mejor tiempo para poner sus productos en el mercado que su equipo puede lograr si dichas tareas tan simples no fueran más una distracción. La productividad y la satisfacción laboral de los investigadores mejoran al quitar las tareas del etiquetado manual de las labores asignadas en la descripción de su trabajo.

2. Rendimiento

Puesto de una manera simple, el etiquetado manual limita la velocidad de rendimiento en términos del número de contenedores que puede ser etiquetado en determinado tiempo, y en su relación con el proceso de automatizado en su flujo de trabajo.

Aún el personal más rápido solo puede aplicar etiquetas a los tubos de ensayo a un rango de 10 tubos por minuto; y si tenemos en cuenta el uso de guantes para el proceso, la cantidad disminuye drásticamente. Un error en el etiquetado (como una etiqueta incorrecta para el tubo) y se enfrentará al dilema de escoger entre re-etiquetar el contenedor o descartarlo completamente. El hecho es que el etiquetado manual es inconsistente. Ya que tiene relación con el rendimiento y la ubicación, es difícil calcular exactamente cuanto tiempo tarda en completar un proyecto de etiquetado.

Desde otro punto de vista, puede ser muy estresante si su proceso incluye cierta automatización en el flujo de trabajo que dependa del escaneo automático de los códigos de barras. Si las etiquetas se aplican manualmente y por causa de un error de colocación no se puede escanear una de ellas, todo el proceso podría detenerse. El externalizar sus procesos de etiquetado virtualmente elimina el problema de códigos de barras que no se puedan escanear y garantiza que los contenedores etiquetados se integren eficientemente con sus procesos automatizados.

3. Inventario y espacio

La cantidad de espacio disponible es un desafío para los laboratorios alrededor del mundo. Para los laboratorios que se están expandiendo o creciendo rápidamente, puede ser muy difícil mantener la organización en un ambiente caótico o desordenado. Mientras puede que no sea posible terminar anticipadamente con su contrato de arrendamiento o cambiar su localidad para ganar más espacio, reducir su inventario y adoptar una metodología más ligera puede ayudarle a corto plazo.

Además de almacenar material de laboratorio, rollos de etiquetas y, potencialmente, la tecnología asociada para su impresión, también tiene que hacer espacio para realizar la tarea del etiquetado. Por lo general, vemos que este proceso tiene lugar en una mesa especifica en un área común o en estaciones de trabajo individuales. De cualquier manera, su espacio es valioso, así que es muy importante reconsiderar cómo utiliza el espacio para sus mesas  y las salas de suministros.

Al considerar la externalización, tenga en cuenta más que solo el espacio de las etiquetas. Un buen proveedor puede adquirir sus implementos específicos de laboratorio, aplicar códigos de barras, empaquetar de forma personalizada el producto terminado y enviarlos cuando sea necesario. Esto significa que los laboratorios solo tienen que tener en inventario lo que necesitan a corto plazo, en la forma de trabajo terminado en vez de partes componentes.

4. Administración

Reducir y simplificar el numero de proveedores con los que trabaja es una manera segura de ahorrar costos, tener más poder adquisitivo, y optimizar el trabajo administrativo. Una etiqueta de código de barras no es buena sin su contenedor complementario al igual que la mejor cristalería de laboratorio es inservible si no puede ser rastreada.  Considere adquirir materiales y suplementos de manos de socios que le ofrezcan soluciones completas en vez de solo productos individuales. Además, evaluar cómo utilizar suministros de laboratorio y planificar cómo, cuándo y de quién provienen puede proporcionar grandes ganancias en lo que se refiere a los costos y esfuerzo administrativo.



Si usted ha considerado un aproche diferente para el etiquetado de instrumentos de laboratorio, esperamos que este articulo le haya brindado una mejor perspectiva en cuanto a como puede mejorar las eficiencias y reducir costos a través de la implementación de una estrategia de externalización.

Es muy importante encontrar el balance adecuado de externalización para su organización.  Si bien puede ser un medio conveniente de agilizar los procesos y aumentar la precisión, está descargando cierto control de los procesos de etiquetado a un proveedor de soluciones. Además, la subcontratación es solo una opción viable si su estrategia de etiquetado no incluye información variable o bajo pedido.

Tenga en cuenta que el socio correcto debe tener la capacidad de manejar su carga de trabajo, ofrecer la tecnología y los recursos para cumplir sus promesas y ser lo suficientemente flexible para proveer una solución consistente que mejore sus procesos existentes. De esta manera, elegir un socio adecuado coloca a su organización en una mejor posición para reducir costos e incrementar la eficiencia en el laboratorio.

¿Aún no esta seguro si la externalización de algunos de sus procesos es la mejor opción para usted? De un vistazo al siguiente articulo titulado “ 3 métodos para el etiquetado de tubos de ensayo y ampolletas: ¿Cual es la mejor opción para su laboratorio? 

¿Listo para aprender cómo sus soluciones de etiquetas y procesos internos pueden integrarse perfectamente para mejorar la eficiencia?

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David Richmond

David Richmond es uno de los Gerentes Regionales de Ventas de Computype. David esta radicado en South Carolina y tiene más de 15 años de experiencia en la provisión de soluciones de etiquetado para clientes en el sector de la salud. Trabaja estrechamente con fabricantes de instrumentos de laboratorio y usuarios finales de productos biofarmacéuticos, diagnósticos y ciencias biológicas.

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