Todo lo que necesita saber acerca del etiquetado de muestras biológicas para el almacenamiento criogénico Parte 4: Que hay que considerar antes de implementar una nueva estrategia de códigos de barras

Investigación y Diagnóstico, Precios y Planificación, Marcación de implementos de laboratorio, Automatización de implementos de laboratorio | 27 noviembre 2019

Posted by Dave Harris

Todo lo que necesita saber acerca del etiquetado de muestras biológicas para el almacenamiento criogénico Parte 4: Que hay que considerar antes de implementar una nueva estrategia de códigos de barras

Ya hemos hablado de las etiquetas criogénicas, sus opciones cuando de aplicarlas se trata, las características y beneficios que cada una ofrece y también de las clases de entornos a las que mejor se adaptan. Ahora es tiempo de pensar en su propia estrategia.

Si se ha perdido alguna de las publicaciones en esta serie, puede darle un vistazo aquí:

Todo lo que necesita saber acerca del etiquetado para el almacenamiento criogénico Parte 1: Etiquetas criogénicas

Todo lo que necesita saber acerca del etiquetado para el almacenamiento criogénico Parte 2: Automatización de etiquetas para tubos y viales 

Todo lo que necesita saber acerca del etiquetado para el almacenamiento criogénico Parte 3: implementos de laboratorio pre-etiquetados

A continuación hemos resaltado los 8 pasos que recomendamos seguir a nuestros clientes, para que puedan elegir el método de etiquetado criogénico más adecuado para sus instalaciones. Si está pensando implementar una nueva estrategia, puede empezar considerando los siguientes pasos:

1. Analice sus procesos y planes actuales

Sus procesos actuales, sus planes y metas de crecimiento futuro tendrán un gran efecto en su elección del método de etiquetado. Estas son algunas preguntas que debería hacerse en cuanto a sus procesos antes de realizar cualquier cambio.

  • ¿Sus muestras necesitan un código de barras secundario en la tapa o en la parte inferior del vial?
  • ¿ Cuántas muestras necesita etiquetar diariamente?
  • ¿Cuántos diferentes tamaños de contenedores necesita etiquetar?
  • ¿Necesita que se imprima información variable bajo pedido?
  • ¿Necesita que su etiquetador se integre a procesos de automatización externos?
  • ¿Sus muestras estarán expuestas a productos químicos severos, calor o brazos robóticos, además de las condiciones de criogenia?

Si está procesando menos de 15 muestras al día, las cuales requieren diferentes contenedores e información pero que no se expondrán a procesos de automatización posteriores, entonces encontrará que el etiquetado manual aun trabajará para usted. Sin embargo, los equipos automatizados y los programas de pre-etiquetado de implementos de laboratorio han evolucionado para acomodarse a las necesidades de los laboratorios y los centros de almacenamiento de casi todos los tamaños y volúmenes de productividad.

Si cuenta con el espacio, requiere información variable y tiene procesos de automatización posteriores, entonces quizá la automatización sea su mejor opción.

Si no cuenta con el espacio o simplemente no requiere información variable o de ultimo minuto, y no quiere llevar a cabo el etiquetado in situ, quizá quiera dar un vistazo a un programa de pre-etiquetado de implementos de laboratorio.

2. Establecer expectativas

Una vez que haya tenido en cuenta sus procesos y necesidades, necesitará establecer expectativas para así sepa que buscar en una posible solución.

Haga una lista de las funciones que le gustaría tener. Determine cuales de estas funciones son necesarias y cuales le gustaría tener pero no son necesarias. Esta lista le guiará durante el proceso de compra al priorizar sus necesidades sobre sus deseos, y asegurando que esas necesidades se cubran.

3. Adjudique un espacio

La automatización de tubos y viales varía grandemente en tamaño; desde equipos compactos de escritorio hasta maquinas mucho más grandes que ocupan tanto espacio como el escritorio mismo.

Más allá del espacio que requiere cada equipo, usted querrá considerar si necesitaría varios etiquetadores y si necesita integrar procesos automatizados posteriores. Dependiendo de la cantidad de etiquetadores que su aplicación requiera y de si planea automatizar aun más sus procesos, su plan de automatización podría requerir un espacio tan pequeño como uno encima de un escritorio o tan grande como un cuarto entero.   

Si ni siquiera cuenta con un espacio disponible en un escritorio y el etiquetado manual ya no es una opción, un programa de implementos de laboratorio pre-etiquetados podría ser una mejor alternativa.

Los implementos de laboratorio pre-etiquetados también podrían ahorrar espacio ya que aquel que estaba destinado para el almacenamiento de etiquetas y equipos se pude utilizar para almacenar dichos implementos y, en casos donde cuartos enteros estén reservados para el etiquetado, este espacio podría utilizarse para operaciones de mayor valor agregado.

4. Reubicación del personal

La automatización y los implementos de laboratorio pre-etiquetados incrementan notablemente la eficiencia de su estrategia de etiquetado, de manera que esté preparado para dedicar menos tiempo y empleados para esta labor. Piense si hay otras áreas en su laboratorio que podrían necesitar un aumento de eficiencia y donde la automatización o la externalización podrían no ser practicas por el momento. Considere si es razonable reubicar el personal a esas posiciones. 

La reubicación del personal puede tener su rol en ayudar a alcanzar más rápidamente un retorno sobre su inversión al mejorar eficiencias en más de un área.

5. Cree un presupuesto

Ahora que ya ha decidido un método, ha considerado la reubicación de personal y tiene una idea de que características está buscando, es un buen momento para crear un presupuesto.

Trate de mantener su presupuesto un tanto flexible ya que una vez que empiece a buscar y a hablar con proveedores se dará cuenta que los precios pueden variar dependiendo de sus necesidades y posibles personalizaciones. 

El primer paso para crear un presupuesto es considerar lo que está gastando actualmente.

  • ¿Cuánto está gastando en sus consumibles cada mes? Eso incluye etiquetas, tintas, cintas, etc.
  • ¿Cuántos empleados realizan el etiquetado?
  • ¿Cuántas horas a la semana pasan estos empleados etiquetando?
  • ¿Cuánto se les paga por hora para etiquetar?
  • ¿Cuáles son los costos asociados con errores en el etiquetado o la perdida de muestras?

Lo siguiente es hacer las matemáticas y calcular cuanto de verdad está gastando en el etiquetado cada mes. Una vez que lo haga, tendrá un punto de comparación al buscar sus soluciones y un punto de referencia para el RSI. 

Calcular el RSI no será tan fácil como comparar el precio de los equipos de automatización con lo que gasta mensualmente en el etiquetado y calculando cuantos meses le tomará compensar por el precio. Hay un par de costos además de los gastos de capital los cuales usted debe tener en cuenta si está considerando la automatización:

  • Costo de los consumibles
  • Costos de mantenimiento
  • Labor
  • Espacio físico
  • Costos asociados con errores y/o desperdicio
  • Costos administrativos y de adquisición

6. Búsqueda

Considere una variedad de proveedores y elabore una lista de aquellos que crea que se ajustan mejor a sus necesidades. Una vez hecha la lista, compare cada modelo de equipo o plan de servicio con su estrategia ideal y trate de reducir la lista a uno o dos proveedores que se ajusten más a sus expectativas. Puede encontrar una lista de proveedores de etiquetadoras para tubos y viales en la parte 2, y una lista de proveedores de implementos de laboratorio pre-etiquetados en la parte 3 de esta serie.

7. Póngase en contacto

Ahora que ha reducido sus opciones, contacte a sus favoritos. Si hay cambios o funciones adicionales que necesite, o si tiene alguna duda, no dude en preguntar.

Dependiendo de con quien trabaje, puede que su proveedor quiere hacer una visita in situ para observar sus procesos de primera mano. Esto probablemente sea para garantizar que usted tenga la ayuda necesaria para tomar la mejor decisión para sus facilidades.  

Puede que se le sugiera una alternativa diferente a su plan original; pero no se preocupe. Siempre y cuando esté trabajando con un proveedor confiable y con mucha experiencia, este entenderá los desafíos que sus productos están o no equipados para enfrentar. 

Si no está satisfecho con las sugerencias de dicho proveedor, siempre puede volver a la etapa de búsqueda.

8. Cree un plan

En este punto usted ya ha terminado la búsqueda y ha tomado una decisión. Ahora es tiempo de crear un plan de implementación. Su proveedor debe brindarle asistencia durante el paso de implementación de su sistema. Sin embargo, hay algunos factores adicionales que debe tener en cuenta en su plan.

En este punto, usted deberá tener un plan para reubicar el personal si ha decidido hacer esto. Asegurase de asignar un tiempo de capacitación para permitir a los empleados familiarizarse con sus nuevos equipos y/o roles.

 

Esperamos que estos ocho pasos le ayuden a encontrar la estrategia de etiquetado más adecuada para su laboratorio. Si tiene curiosidad de alguna de nuestras ofertas aquí en Computype, estaremos dichosos de responder cualquier pregunta, sin importar en que paso de proceso de decisión se encuentre.

Nuestro objetivo en esta serie era cubrir todo lo que usted necesita saber acerca del etiquetado para el almacenamiento criogénico, desde lo que es hasta las opciones que tiene para llevarlo a cabo. Esperamos haber podido responder a sus preguntas, pero si aun queda algo para aclarar, por favor deje sus comentarios abajo.

Si tiene alguna pregunta específica en cuanto a la automatización de etiquetas para tubos y viales de Computype o de las opciones para la externalización del etiquetado, ¡contáctenos hoy mismo”

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Dave Harris

Con base en Chicago, IL, Dave Harris ha estado con Computype por más de 23 años en varios puestos de ventas así como posiciones de liderazgo. Como nuestro Vicepresidente de Cuentas Estratégicas, Dave trabaja con clientes de todo el mundo para asegurar que se lleven a cabo beneficios tangibles y consistentes. Concentrado en reducción de costos y optimización de procesos, El rol de Dave Es ayudar a nuestros clientes a obtener el mayor valor a sus inversiones de identificación automática . En su tiempo libre, Dave practica golf, le gusta ver películas y pasar tiempo fuera de casa con su perro Yukon.

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